FRAIS D’EQUIPEMENT
L’indemnité forfaitaire annuelle est fixée à 75 euros pour 2019.
Ces frais d’équipement bénéficient à tous les salariés, quel que soit l’emploi occupé (apprentis compris), après douze mois de présence dans l’entreprise.
Le montant des frais d’équipement ne peut être proratisé en fonction du temps de travail. Ces frais doivent être versés avant le 31 octobre de chaque année. Leur versement n’est pas subordonné à la production d’un justificatif de dépense.
A ce titre, et sauf cas particulier, il convient de considérer les frais d’équipement comme un avantage en nature qui doit être intégré dans l’assiette des cotisations sociales.
Enfin, rappelons que les employeurs doivent assumer le coût financier de l’entretien des vêtements de travail (blouse par exemple) dont ils imposent le port.
I – Montant de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement
Le montant de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement est fixé à 75 euros.
II – Conditions de versement de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement
A. Les bénéficiaires
En bénéficient tous les salariés de l’officine, à temps partiel comme à temps plein, après 12 mois de présence dans l’entreprise, quel que soit par ailleurs leur qualification professionnelle ou l’emploi occupé.
En tant que salariés, les apprentis ou les titulaires d’un contrat de professionnalisation bénéficient de l’indemnité forfaitaire pour frais d’équipement après 12 mois de présence dans l’entreprise. Ce n’est, en revanche, pas le cas des stagiaires, qui n’ont pas la qualité de salarié.
B. Modalités de versement
1. Une indemnité obligatoire
Aux termes de l’article 9 des dispositions générales de la convention collective nationale étendue de la Pharmacie d’officine du 3 décembre 1997, « après douze mois de présence dans l’entreprise, des frais annuels d’équipement sont attribués à tout le personnel sur la base d’un forfait fixé conventionnellement.
Le versement des frais d’équipement, dont la somme forfaitaire est révisable annuellement, s’effectue en une seule fois et au plus tard le 31 octobre de chaque année civile. ».
Cette rédaction rend obligatoire, pour toutes les officines, le versement de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement à tous les salariés qui remplissent les conditions de présence requises.
L’employeur a toujours la possibilité de fournir à ses salariés des équipements (blouse…) mais cette faculté ne constitue pas un cas d’exonération du versement de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement : l’employeur devra, dans ce cas, verser également l’intégralité de l’indemnité.
L’employeur conserve la possibilité d’exiger de ses salariés, par l’intermédiaire du contrat de travail, d’une note de service, voire du règlement intérieur, le port d’un uniforme (une blouse par exemple), à partir du moment où cette obligation est justifiée notamment par la tâche à accomplir et par le contact avec la clientèle, ce qui est le cas dans les pharmacies d’officine. Dans une telle hypothèse, les salariés devront s’acquitter de cette obligation au moyen de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement qui doit être dépensée conformément à son objet. Toutefois, si le montant de cette indemnité venait à être insuffisant pour acquérir l’équipement ou l’uniforme imposé par l’employeur, ce dernier devra, sur présentation d’un justificatif, rembourser au salarié la différence entre les frais réellement exposés et le montant de l’indemnité.
2. Une indemnité annuelle et forfaitaire
L’indemnité pour frais d’équipement est une indemnité forfaitaire qui ne peut être fractionnée.
Les salariés à temps partiel bénéficieront de l’intégralité de l’indemnité annuelle pour frais d’équipement. Il en va de même des salariés à employeurs multiples qui bénéficient de l’intégralité de l’indemnité pour frais d’équipement dans chacune des officines où ils sont employés.
L’indemnité pour frais d’équipement est annuelle. Versée en une seule fois au plus tard le 31 octobre de chaque année civile, cette indemnité est de droit pour tout salarié qui remplit la condition de douze mois de présence dans l’officine au cours de l’année considérée.
L’obligation faite aux employeurs de verser l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement avant le 31 octobre de chaque année vise à garantir aux salariés que la prime ne leur sera pas versée en toute fin d’année. Cette obligation n’a pas pour objectif de faire obstacle aux droits des salariés au versement de cette indemnité lorsque la condition de présence dans l’officine est remplie après la date du 31 octobre.
Exemple : un salarié embauché le 28 novembre 2016 justifiera de douze mois de présence dans l’officine au 28 novembre 2017 et bénéficiera donc du versement de l’indemnité forfaitaire pour frais d’équipement au titre de l’année 2017. La date du 31 octobre ayant été dépassée, l’indemnité forfaitaire devra être versée au salarié entre le 28 novembre 2017 et le 31 décembre 2017.
En cas d’absence du salarié durant l’année pour maladie, maternité ou accident du travail, cette indemnité doit également lui être réglée en totalité dès lors que la condition de douze mois de présence dans l’officine est remplie et que le salarié reprend son travail, ne serait-ce que pour quelques jours, au cours de la même année (y compris après le 31 octobre). A contrario, un salarié absent durant une année entière ne pourra bénéficier du versement de l’indemnité forfaitaire pour frais d’équipement au titre de cette même année, qu’il remplisse ou non la condition des douze mois de présence.
C. Le versement de l’indemnité n’est pas subordonné à la production d’un justificatif
L’attribution de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement dans les conditions prévues par l’article 9 des dispositions générales de la convention collective de la Pharmacie d’officine n’est pas subordonnée à la fourniture d’un justificatif par le salarié.
Il s’agit en effet d’une indemnité forfaitaire dont le versement n’est pas en soi soumis à la production d’un justificatif de dépenses engagées par le salarié.
Les employeurs ne peuvent donc pas demander le remboursement des sommes non engagées par le salarié pour l’achat de son équipement ni procéder à des retenues sous forme de compensation sur le montant de l’indemnité versée au titre de l’année suivante, ces deux procédés étant contraires au caractère forfaitaire de l’indemnité.
Précisons que l’impossibilité faite à l’employeur d’exiger un justificatif pour vérifier que le salarié a dépensé tout ou partie de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement conformément à son objet n’est pas incompatible avec la production, par le salarié lui-même, d’un justificatif permettant d’obtenir le remboursement de la différence entre les frais réellement exposés et le montant de l’indemnité lorsque l’employeur impose l’achat d’un équipement dont le prix est supérieur à celui de ladite indemnité (cf. II.B.1).
III – Régime social de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement
Eu égard au caractère forfaitaire de l’indemnité annuelle pour frais d’équipement et au fait que la convention collective nationale étendue de la Pharmacie d’officine du 3 décembre 1997 prévoit expressément que son attribution n’est pas subordonnée à la production d’un justificatif[4], la prudence commande de considérer que cette indemnité constitue un avantage en nature qui doit, à ce titre, être intégré dans l’assiette des cotisations sociales.
L’administration a par ailleurs précisé, s’agissant des vêtements de travail, que lorsque les dépenses d’habillement des salariés se traduisent par un remboursement, elles sont considérées comme des avantages en espèces qui doivent être réintégrés dans l’assiette des cotisations. Toutefois, relèvent de frais d’entreprise (exclus de l’assiette des cotisations sociales) les dépenses se traduisant par un remboursement de l’employeur ou par la fourniture gratuite aux salariés de vêtements qui répondent aux critères de vêtement de protection individuelle au sens de l’article R. 4321-1 du code du travail ou à des vêtements de coupe et de couleur fixées par l’entreprise spécifiques à une profession qui répondent à un objectif de salubrité ou concourent à la démarche commerciale de l’entreprise. Ces vêtements doivent demeurer la propriété de l’employeur. Leur port doit être obligatoire en vertu d’une disposition conventionnelle individuelle ou collective. L’employeur doit prouver que le vêtement reste la propriété de l’entreprise et il doit démontrer le caractère obligatoire du port.
Ainsi, la somme consacrée à l’achat d’un vêtement de travail (blouse par exemple), sous réserve qu’il remplisse les conditions précitées, pourrait relever des frais d’entreprise et, à ce titre, être exclue de l’assiette des cotisations sociales. Il conviendrait toutefois, pour emporter une telle qualification, que les employeurs puissent, en cas de contrôle URSSAF, produire les justificatifs permettant d’attester de la réalité des dépenses engagées et de leur conformité à leur objet. Les salariés n’étant pas tenus de produire de justificatif (cf. infra), les employeurs n’ont d’autre choix, pour les salariés qui ne souhaiteraient pas fournir de justificatif, d’intégrer l’intégralité des frais annuels d’équipement dans l’assiette des cotisations sociales.
IV – Entretien de la tenue de travail
Jusqu’à une époque récente, l’entretien de la tenue de travail devait être assuré par l’employeur uniquement lorsque le port de cette tenue était rendu obligatoire en vertu de mesures relatives à la sécurité, l’hygiène et la santé au travail. L’article L. 4122-2 du code du travail prévoit en effet que les mesures prises en matière de sécurité, d’hygiène et de santé au travail ne doivent entraîner aucune charge financière pour les salariés.
Le port d’une blouse en Pharmacie d’officine étant davantage motivé par des raisons liées au contact avec la clientèle, voire à la stratégie commerciale de l’entreprise, plutôt que par la nécessité d’assurer la protection des salariés, les pharmaciens titulaires d’officine n’étaient pas tenus d’assurer l’entretien de ces blouses.
Par une jurisprudence constante, la Chambre sociale de la Cour de cassation a posé le principe selon lequel les frais qu’un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être supportés par ce dernier.
En application de ce principe, la Cour de cassation considère que dans la mesure où le port d’une tenue de travail est obligatoire et inhérent à l’emploi, l’employeur doit assumer le coût de son entretien.
Ainsi, dans la branche professionnelle de la Pharmacie d’officine, les employeurs doivent, dès lors qu’ils imposent le port d’une tenue de travail particulière (blouse ou autre), assumer le coût financier de son entretien.
Ce principe s’applique quel que soit le propriétaire de la tenue de travail dont le port est imposé, qu’il s’agisse de l’employeur qui pourvoit à l’équipement de son personnel ou qu’il s’agisse des salariés ayant acheté leur tenue de travail au moyen de l’indemnité forfaitaire annuelle pour frais d’équipement.
