Je suis passé en « Scanordo » fin mars 2012, après la période des 90 jours de test, j’ai eu le feu vert par courrier pour ne plus conserver les pièces papiers. Cela fait donc presque 6 mois que je fonctionne ainsi.
Pour les personnes qui ne sont pas passées à ce mode de fonctionnement, je vais exposer mes impressions et remarques.
Ce qui est évident dès le début, c’est la rapidité et le confort de travail. Sans papier à garder, la seule opération à réaliser lors d’une facturation sécurisée est le scan de l’ordo.
Le passage sans papier, me permet aussi d’éviter de consommer des quantités énormes de papiers. Aujourd’hui, je ne fais plus de photocopies que dans quelques rares cas (stupéfiants, ordo froissées qui ne passent pas au scan) ; suffisamment rares pour que je puisse carrément supprimer le photocopieur de l’officine. Pour les rares photocopies, je me sers de mon fax. L’année dernière, j’ai consommé une bonne dizaine de cartons de papier (5x500pages/carton), à ce jour, je suis au 2/3 du premier carton. Donc moins de papier (ça fait du bien à la planète), et plus de toner de photocopieur à 100€ pièce. La consommation d’encre des imprimantes de comptoir est elle aussi largement en baisse.
Concernant le gain de temps, il est énorme. La pharmacie accueille en moyenne 130 personnes par jour, la mise en forme des lots papiers prenait une grosse heure par jour à une personne. Aujourd’hui, la télétrans prend 3 minute,s montre en main, par jour et occupe le serveur informatique 15minutes toutes les deux semaines pour préparer le CD-ROM. (qui devrait aussi disparaître lors de la mise en place de la procédure de télétransmisssion totale).
Accessoirement : plus de timbres à dépenser pour envoyer les dégradés hors département, avec le risque de perdre les pièces justificatives.
A ce jour, je ne vois aucun point noir à ce mode de fonctionnement. Mais, pour ceux qui vont y venir, quelques conseils :
*quand on scanne une ordo ou une cerfa, il faut INTERDIRE au personnel d’avancer dans la facturation tant que le rendu à l’écran n’est pas parfait ou, du moins, contrôler toutes les images de scans si votre logiciel le permet facilement.
*Vers la fin de la période de test, étant sûr de mes scans, j’ai arrêté d’imprimer les factures au dos des duplicata d’ordonnances que nous conservions, me contentant de simplement écrire le numéro de facture à la main. En cas de besoin, je n’aurai eu qu’à l’imprimer.
*En fin de la période de test, nous nous retrouvons au mieux avec 3 mois de factures à détruire. Evidement, prévoir un moyen d’élimination qui garanti le secret professionnel.
*Il faut aussi prévoir un destructeur de documents pour la suite : nous avons des Cerfa à détruire (si le logiciel ne la génère pas informatiquement), et il faut aussi gérer les duplicata d’ordonnance. Au début, j’imprimais les tampons officine sur ordo+duplicata, mais je me suis vite aperçu que les patients se perdaient. Donc je rends l’original et je détruis le duplicata.
*Avant l’envoi de CDROM, je passe toujours celui-ci dans un autre PC pour vérifier qu’il est lisible. Par la même, ça me permet de faire un contrôle aléatoire de la qualité des scans, et corriger le tir avec la personne concernée si besoin.
Scan ordo a été pour moi un gros changement dans le mode de fonctionnement ; il a fallu un certain temps d’adaptation, mais aujourd’hui il est hors de question pour moi de travailler autrement !
Stéphane FRANCHI.
arrêté scannérisation – approbation avenant n° 3
