RAPPEL: Numérisation des pièces (scannérisation)

Phrase tirée de la Convention Pharmaceutique Nationale 2012:

“Le pharmacien s’engage à s’assurer de la lisibilité des pièces justificatives numériques en amont de leur transmission aux organismes de prise en charge”.

En conséquence, il est impératif de vérifier toutes les factures et surtout l’existence et la lisibilité des prescriptions avant de procéder à la télétransmission et à l’inscription du CD-R.

Certains logiciels experts vous permettent de le faire via un module “suivi des factures et contrôle des ordonnaces” ou vous pouvez avoir sur le meme écran la délivrance et la prescription scannée ce qui vous permet de contrôler à la fois les délivrances faites par votre équipe et la lisibilté de la prescription. N’oubliez pas qu’il faut avoir un taux de lisibilité de 99%. Avenant n°9 de numérisation   


	

Norme 1.40: RAPPEL (déjà envoyé le 13/12/2012)

Dernières infos:

Norme 1.40: Nous avons contacté la FSPF et il nous a été confirmé que la norme 1.40 devrait être mise en place au 1er janvier 2013. Toutefois, les 2 systèmes (ancien et nouveau) cohabiteront sans trop de problèmes. Par contre, au fur et à mesure de l’année 2013, ceux qui n’ont pas fait le changement pourraient rencontrer des difficultés croissantes.

– Scannérisation: il n’y a aucune date limite. Vous pouvez investir à votre rythme en sachant que la scannérisation apporte pas mal d’avantages   pour nous et la CPAM.

 

Extrait important de l’avenant n°3 (scannérisation)

Dans le cadre de la scannérisation, il peut y avoir un conflit avec les Caisses d’Assurance Maladie sur la qualité de vos numérisation si vos scanners sont des “premiers prix”.

extrait avenant 6 1 (cliquez sur l'image pour l'agrandir)

Nous vous transmettons une image jpeg (visible uniquement sur le site internet) d’une feuille annexe de cette avenant qui vous détaille  en deuxième partie les possibilités qui s’offrent à vous.

Exemple: les feuilles Cerfa sont mal adaptées à la numérisation. Il est prévu un nouveau modèle de feuille adaptable à la scannérisation. En attendant, si vos scans sont illisibles, il n’y a pas de cause de rejet ou d’arrêt de la numérisation.

 

Témoignage d’un « pharmacien sans papiers ».

Je suis passé en « Scanordo » fin mars 2012, après la période des 90 jours de test, j’ai eu le feu vert par courrier pour ne plus conserver les pièces papiers. Cela fait donc presque 6 mois que je fonctionne ainsi.

Pour les personnes qui ne sont pas passées à ce mode de fonctionnement, je vais exposer mes impressions et remarques.

Ce qui est évident dès le début, c’est la rapidité et le confort de travail. Sans papier à garder, la seule opération à réaliser lors d’une facturation sécurisée est le scan de l’ordo.

Le passage sans papier, me permet aussi  d’éviter de consommer des quantités énormes de papiers.  Aujourd’hui, je ne fais plus de photocopies que dans quelques rares cas (stupéfiants, ordo froissées qui ne passent pas au scan) ; suffisamment rares pour que je puisse carrément supprimer le photocopieur de l’officine.  Pour les rares photocopies, je me sers de mon fax. L’année dernière, j’ai consommé une bonne dizaine de cartons de papier (5x500pages/carton), à ce jour, je suis au 2/3 du premier carton.  Donc moins de papier (ça fait du bien à la planète), et plus de toner de photocopieur à 100€ pièce. La consommation d’encre des imprimantes de comptoir est elle aussi largement en baisse.

Concernant le gain de temps, il est énorme. La pharmacie accueille en moyenne 130 personnes par jour, la mise en forme des lots papiers prenait  une grosse heure par jour à une personne. Aujourd’hui, la télétrans prend 3 minute,s montre en main, par jour et occupe le serveur informatique 15minutes toutes les deux semaines pour préparer le CD-ROM.  (qui devrait aussi disparaître lors de la mise en place de la procédure de télétransmisssion totale).

Accessoirement : plus de timbres à dépenser pour envoyer les dégradés hors département, avec le risque de perdre les pièces justificatives.

A ce jour, je ne vois aucun  point noir à ce mode de fonctionnement.  Mais, pour ceux qui vont y venir, quelques conseils :

*quand on scanne une ordo ou une cerfa, il faut INTERDIRE au personnel d’avancer dans la facturation tant que le rendu à l’écran n’est pas parfait ou, du moins, contrôler toutes les images de scans si votre logiciel le permet facilement.

*Vers la fin de la période de test, étant sûr de mes scans, j’ai arrêté d’imprimer les factures au dos des duplicata d’ordonnances que nous conservions, me contentant de simplement écrire le numéro de facture à la main. En cas de besoin, je n’aurai eu qu’à l’imprimer.

*En fin de la période de test, nous nous retrouvons au mieux avec 3 mois de factures à détruire. Evidement, prévoir un moyen d’élimination qui garanti le secret professionnel.

*Il faut aussi prévoir un destructeur de documents pour la suite : nous avons des Cerfa à détruire (si le logiciel ne la génère pas informatiquement),  et il faut aussi gérer les duplicata d’ordonnance. Au début, j’imprimais les tampons officine sur ordo+duplicata, mais je me suis vite aperçu que les patients se perdaient. Donc je rends l’original et je détruis le duplicata.

*Avant l’envoi de CDROM, je passe toujours celui-ci dans un autre PC pour vérifier qu’il est lisible. Par la même, ça me permet de faire un contrôle aléatoire de la qualité des scans, et corriger le tir avec la personne concernée si besoin.

Scan ordo a été pour moi un gros changement dans le mode de fonctionnement ; il a fallu un certain temps d’adaptation, mais aujourd’hui il est hors de question pour moi de travailler autrement !

Stéphane FRANCHI.

arrêté scannérisation – approbation avenant n° 3

Très important sur TPCG: Il faut appuyer sur la bonne touche!

MESSAGE A TRANSMETTRE AU PERSONNEL QUALIFIE:

Nous avons été avertis par la CPAM 131 et les sections locales que le personnel autorisé à délivrer les prescriptions n’appuyait pas toujours sur la bonne touche dans le cas du refus de tiers-payant (TPCG).

Sur les logiciels experts d’officine, il y a 3 possibilités:

1) Tiers-payant réalisé (dégradé ou non)

2) Hors tiers-payant télétransmis par nos soins (dégradé ou non)

3) Hors Tiers-payant non télétransmis 

C’est seulement dans le dernier cas que nous donnons la feuille Cerfa et le double de la prescription.

Si, comme vous en laisse le choix la Convention Pharmaceutique, vous télétransmettez le hors-tiers-payant (cas n°2), il est IMPERATIF de garder la feuille Cerfa et le double de la prescription que nous envoyons nous-même. En fait, la procédure est la même que pour un tiers-payant dégradé.

Dites bien à votre personnel qu’il ne faut surtout pas donner les feuilles Cerfa et les prescriptions au patient dans le cas d’un hors tiers-payant télétransmis par vos soins, vous devez les envoyer vous-même!. En effet, en cas de contrôle tardif, la CPAM pourra vous faire un indu si vous n’avez pas transmis les pièces. Les logiciels expert ne sont pas toujours bien claires sur ce sujet de hors-tiers-payant télétransmis ou non. Par ailleurs, si l’assuré envoie les pièces alors que vous avez procédé à une télétransmission hors-TP, il risque d’y avoir double paiement sur l’assuré!!!

P.L

TABLEAU RECAPITULATIF

 

 

TELETRANSMISSION FSE ou dégradée

refus du TP

Remboursement à l’assuré

 

 

PAS DE CERFA à l’assuré

Lot constitué (bordereau + pièces justificatives)à intégrer sur le CD si Phie en SCAN ORDO à transmettre par le concentrateur avec les autres lots

 

TELETRANSMISSION

TP

Remboursement au pharmacien 

 

 

PAS DE CERFA à l’assuré

Lot constitué (bordereau + pièces justificatives)

à intégrer sur le CD si Phie en SCAN ORDO à transmettre par le concentrateur avec les autres lots

 

Pas de TELETANSMISSION

refus du TP


remboursement à l’assuré

 

FSP CERFA à L’assuré

 

Sans mention télétransmis

  • Signature pharmacien
  • Signature assuré
  • Ordonnance à joindre sauf en cas renouvellement : dans ce cas mention renouvellement pas le pharmacien

 

Duplicata mutuelle sur demande assuré

 

 

PAS DE CERFA à l’assuré

Utiliser feuille blanche

Eventuellemnt une feuille blanche comportant la facturation

 

Duplicata en cas de paiement  par l’assuré hors télétransmission

non réglé = réclamation

 

 

FSP CERFA à L’assuré

 

Sans mention télétransmis

Mention duplicata par le pharmacien obligatoire et demande explicite de l’assuré avec double ordonnance

 

Réclamation du Pharmacien destinataire du réglement

 

 

CERFA

si indispensable = support de la réclamation

Le pharmacien précise sur le cerfa le motif de sa réclamation afin d’éviter toute ambiguité

 

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