Après un rappel des conditions de recours aux stages, la présente circulaire recense les informations relatives à la gratification accordée en cas de stage d’une durée totale supérieure à deux mois consécutifs ou non (I), aux congés pour convenances personnelles attribués aux étudiants de sixième année des études de pharmacie accomplissant le stage de six mois de pratique professionnelle (II).
Au préalable, rappelons que le code de l’éducation prévoit notamment, quelle que soit la durée du stage, que[1] :
– tout stage doit être intégré à un cursus pédagogique ;
– tout stage doit faire l’objet d’une convention de stage conclue entre l’étudiant, l’employeur et l’établissement d’enseignement ;
– tout stage doit donner lieu à la désignation d’un tuteur au sein de l’entreprise d’accueil (le tuteur peut être le pharmacien titulaire)[2] ;
– le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile est limité à trois pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à vingt[3] ;
– tout stage doit donner lieu à la remise d’une attestation de stage par l’employeur ;
– tout stagiaire doit être inscrit sur le registre unique du personnel ;
– tout stagiaire bénéficie des règles applicables aux salariés en matière de durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence, de repos quotidien et hebdomadaire, de jours fériés[4]. A cet effet, l’employeur doit établir, par tous moyens, un décompte des durées de présence du stagiaire ;
– tout stagiaire bénéficie des congés et autorisations d’absences prévus par le code du travail en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption (congé de maternité, congé de paternité, congé d’adoption, autorisations d’absence pour assister aux examens médicaux pré et post-nataux) ;
– tout stagiaire doit bénéficier de la prise en charge, par l’employeur, de la moitié du coût des titres d’abonnement aux transports publics de personnes ou de services publics de location de vélo pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et l’entreprise d’accueil ;
– tout stagiaire doit avoir accès aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise d’accueil.
Rappelons également que la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder, sauf dérogation accordée par décret, six mois par année d’enseignement.
Enfin, un stage ne peut avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l’entreprise, l’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages sur un même poste, n’étant possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.
I – Gratification accordée pour tout stage d’une durée totale supérieure à deux mois consécutifs ou non, y compris le stage de sixième année de pharmacie
A. Montant de la gratification minimale pour 2023
Le code de l’éducation prévoit que lorsque la durée de stage au sein d’une même entreprise est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l’objet d’une gratification versée mensuellement, à compter du premier jour du premier mois de la période de stage.
La durée du stage étant calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire, une gratification devra être versée pour tout stage, consécutif ou non, comportant plus de 308 heures[5].
Conformément aux dispositions de l’article L. 124-6 du code de l’éducation, le montant horaire minimum de cette gratification est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 4,05 euros compte tenu du montant du plafond de la sécurité sociale applicable en 2023[6].
L’accord collectif national de branche étendu du 17 janvier 2007 relatif à la gratification des étudiants stagiaires en Pharmacie d’officine fixe, quant à lui, à 55 fois le SMIC horaire pour un stage à temps plein (151,67 heures) le montant de cette même gratification, soit un montant horaire arrondi à 4,09 euros, compte tenu du montant du SMIC applicable au 1er janvier 2023[7].
Le montant minimal de la gratification applicable à compter du 1er janvier 2023 est donc égal à :
– 4,09 euros de l’heure pour le stage de six mois de pratique professionnelle des étudiants de sixième année des études de pharmacie ;
– 4,05 euros de l’heure pour tout autre stage d’une durée totale supérieure à deux mois consécutifs ou non.
Rappelons, à toutes fins utiles, que les stagiaires doivent bénéficier d’une revalorisation de leur gratification lorsque le montant horaire minimal de la gratification est revalorisé en cours de stage.
B. Modalités de calcul de la gratification minimale
La gratification doit être calculée sur la base du nombre réel d’heures de présence effective du stagiaire dans l’entreprise au cours du mois.
En conséquence, même pour un stage accompli à temps complet, il n’est pas possible de verser une gratification forfaitaire calculée sur la base de 151,67 heures.
Le montant de la gratification minimale pourra ainsi varier d’un mois à l’autre en fonction notamment du nombre de jours du mois (exemple du mois de février qui comporte moins de jours que le mois de janvier).
Selon l’administration[8], il est toutefois possible de lisser le montant mensuel de la gratification versée en faisant la moyenne des heures de présence prévues chaque mois. Ce mode de calcul présente l’inconvénient d’entraîner une régularisation en fin de stage dans le cas où, par exemple, toutes les heures de présence initialement prévues n’auraient pas été effectuées (absence du stagiaire ne donnant pas lieu au maintien de la gratification, interruption du stage…).
En outre, rappelons que certaines absences du stagiaire sont considérées comme du temps de présence effective et ne doivent, à ce titre, entraîner aucune diminution de la gratification. Il s’agit :
– des autorisations d’absence pour se rendre aux examens médicaux obligatoires dans le cadre de la grossesse et des suites de l’accouchement : ces autorisations d’absence bénéficient aux stagiaires en vertu de l’article L. 124-13 du code de l’éducation. Outre la femme enceinte, rappelons que ces autorisations d’absence concernent aussi son/sa conjoint(e), qu’il soit marié, pacsé ou vivant maritalement, dans la limite de trois autorisations d’absence au maximum[9]. Ces autorisations d’absence étant rémunérées pour les salariés, les stagiaires ne devront donc pas subir de diminution du montant de leur gratification à l’occasion de ces absences ;
– des jours fériés chômés : l’article L. 124-6 du code de l’éducation prévoit en effet que le montant minimal de la gratification n’est pas fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois ;
– des six jours ouvrables de congés pour convenance personnelle accordés aux étudiants de sixième année des études de pharmacie durant leur stage de six mois de pratique professionnelle (cf. II) ;
– de toute autre autorisation d’absence ou congé assimilé expressément par la convention de stage à du temps de présence effectif.
En revanche, d’autres absences, bien qu’autorisées par le code de l’éducation (l’employeur ne peut s’y opposer), ne sont pas considérées comme du temps de présence effectif et n’ont ainsi pas à être prises en compte pour le calcul de la gratification. Il s’agit :
– du congé de maternité, du congé de paternité et du congé d’adoption : rappelons que les stagiaires, n’étant pas salariés, ne bénéficient d’aucun droit aux prestations en nature ou en espèces servies au titre des régimes de prévoyance et de frais de soins de santé des salariés de la Pharmacie d’officine. Ils bénéficient, en revanche des prestations en nature servies par leur régime de sécurité sociale étudiante, voire même, des prestations en nature et en espèces servies par le régime général de sécurité sociale des travailleurs salariés lorsqu’ils perçoivent une gratification d’un montant supérieur à la fraction exonérée de charges sociales (cf. I/D). L’extension aux stagiaires des dispositions du code du travail relatives à ces congés a uniquement pour effet de leur accorder une autorisation d’absence non rémunérée par l’employeur.
C. Régime social de la gratification
Conformément aux dispositions des articles L. 136-1-1 et L. 242-1 du code de la sécurité sociale, les sommes versées aux stagiaires sont exonérées de cotisations et de contributions de sécurité sociale lorsqu’elles n’excèdent pas, par mois civil, le produit d’un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale par le nombre d’heures de présence effective du stagiaire au cours du mois.
Ce pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale est fixé à 15 %, soit le montant de la gratification minimale légale[10] à savoir, pour 2023, 4,05 euros par heure de présence.
La gratification attribuée aux stagiaires de sixième année des études de pharmacie accomplissant le stage de six mois de pratique professionnelle étant supérieure au montant de la gratification minimale prévue par le code de l’éducation, la différence devra donc être soumise à cotisations sociales.
L’Acoss a par ailleurs précisé[11] que les congés pour convenances personnelles dont bénéficient ces étudiants en pharmacie (cf. II) ne remettent pas en cause le régime social de la gratification versée à ces stagiaires dans la mesure où ces congés sont assimilés à des heures de présence effective.
Les cotisations exonérées sont les cotisations de sécurité sociale (cotisations maladie, maternité, vieillesse[12], invalidité, décès, allocations familiales, accidents du travail et maladies professionnelles), la CSG, la CRDS, la contribution solidarité autonomie (CSA), la cotisation logement FNAL et le versement transport. Il en va de même de la taxe d’apprentissage, des contributions à la formation professionnelle et de la participation des employeurs à l’effort de construction.
Dans le cas de gratifications d’un montant supérieur au minimum légal, les cotisations et contributions précédemment citées seront calculées uniquement sur la fraction excédentaire de gratification[13].
En revanche, les stagiaires, n’ayant pas la qualité de salariés, ne doivent pas être affiliés aux institutions de retraite complémentaire (ARRCO-AGIRC), quel que soit le montant de la gratification[14]. A ce titre, les cotisations dues au titre des régimes de retraite complémentaire (y compris AGFF) sont exonérées dans tous les cas, y compris lorsque le montant de la gratification est supérieur à la franchise de charges sociales. Il en va de même des cotisations dues au titre de l’assurance chômage[15], des cotisations dues au titre du régime de garantie des créances des salariés (AGS)[16], des cotisations dues au titre des régimes de prévoyance et de frais de soins de santé des salariés non-cadres de la Pharmacie d’officine, auprès desquels seuls des salariés peuvent être affiliés[17], ainsi que des contributions patronales destinées au financement du dialogue social (FNDP Pharmacie, Fonds national interprofessionnel de financement des organisations professionnelles d’employeurs et des organisations syndicales de salariés)[18].
Précisons qu’afin de permettre la vérification du respect des règles relatives au régime social des gratifications de stage (paiement des cotisations au-delà de la franchise…), les employeurs doivent déclarer la totalité des sommes versées aux stagiaires dans la déclaration sociale nominative (DSN), en distinguant notamment la quote-part exonérée de la quote-part soumise à charges sociales[19].
D. La protection sociale des stagiaires[20]
Les stagiaires qui perçoivent une gratification inférieure ou égale au montant de la fraction exonérée de charges sociales, ne bénéficient que des prestations en nature afférentes aux risques accidents du travail et maladies professionnelles et de la rente d’incapacité permanente. Ils ne bénéficient donc ni des prestations en nature, ni des prestations en espèces afférentes aux risques maladie, maternité, invalidité et décès du régime général des travailleurs salariés. Ils n’acquièrent pas non plus de droits à la retraite. Ils continuent de bénéficier du régime de sécurité sociale étudiant auquel ils restent affiliés (prestations en nature).
En revanche, les stagiaires qui perçoivent une gratification dont le montant est supérieur à la fraction exonérée de charges doivent, outre leur affiliation au régime de sécurité sociale étudiant, être affiliés au régime de sécurité sociale des travailleurs salariés. Ainsi, ils vont cotiser et ouvrir droit (sur la base du différentiel entre le montant de la gratification et le seuil de la franchise de charges) aux prestations en nature et en espèces afférentes aux risques maladie, maternité, accidents du travail et maladies professionnelles, invalidité et décès, à l’exclusion toutefois des indemnités en capital. Dans les mêmes conditions, ils vont également ouvrir droit à la retraite de base (mais pas à la retraite complémentaire).
Le paiement des cotisations afférentes aux risques accidents du travail et maladies professionnelles, l’affiliation des stagiaires et la déclaration des accidents du travail et maladies professionnelles auprès de la CPAM du lieu de résidence du stagiaire incombent[21] :
– soit, à l’établissement d’enseignement ou au rectorat d’académie en cas de gratification d’un montant inférieur ou égal à la franchise de cotisations sociales. Toutefois, lorsque l’accident survient par le fait ou à l’occasion du stage en entreprise, l’obligation de déclaration de l’accident du travail incombe à l’entreprise d’accueil. Dans ce cas, l’entreprise adresse sans délai à l’établissement d’enseignement dont relève le stagiaire copie de la déclaration d’accident du travail envoyée à la CPAM compétente ;
– soit, à l’entreprise d’accueil lorsque la gratification versée est d’un montant supérieur à ce seuil. Dans ce cas, les cotisations sont calculées sur la quote-part de gratification supérieure à la fraction exonérée. Le taux applicable est le taux habituel de l’entreprise.
II – Congés attribués durant le stage de six mois de pratique professionnelle de la sixième année des études de pharmacie
Le code de l’éducation prévoit que pour les stages d’une durée supérieure à deux mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage.
Le code de l’éducation ne précisant ni le nombre, ni les modalités d’acquisition et d’utilisation de ces autorisations d’absence et de ces congés, qui n’ont pas la qualité de congés payés au sens du code du travail, la FSPF, l’USPO et l’Association nationale des étudiants en pharmacie de France (ANEPF) ont conclu, le 15 juin 2015, un accord relatif au stage de six mois de pratique professionnelle de la sixième année des études de pharmacie[22].
A. Nombre de jours de congés attribués
Selon les termes de l’accord du 15 juin 2015, tout étudiant accomplissant son stage de six mois de pratique professionnelle dans le cadre de la sixième année des études de pharmacie a la possibilité de bénéficier, dès le début du stage et pour toute la durée de celui-ci, de six jours ouvrables de congés pour convenances personnelles.
Les stagiaires de sixième année se voient ainsi attribuer, dès le début du stage, une enveloppe forfaitaire de six jours ouvrables de congés utilisables dès le début du stage.
Par souci de commodité, la FSPF a souhaité que l’attribution de ces jours de congés soit indépendante de toute logique d’acquisition progressive (comme c’est le cas pour les congés payés des salariés par exemple).
B. Modalités d’utilisation des jours de congés et impact sur la gratification
Le recours à ces jours de congés est soumis à l’accord préalable du pharmacien titulaire quant au nombre de jours pris et aux dates auxquelles ces jours sont posés.
Sous réserve de l’accord du pharmacien titulaire, le stagiaire est autorisé à prendre plusieurs jours de congés simultanément, dans la limite maximale de deux jours ouvrables consécutifs. Précisons que l’accord n’interdit pas que le stagiaire puisse prendre, à plusieurs reprises au cours d’un même mois, deux jours ouvrables consécutifs de congés à partir du moment où le pharmacien titulaire l’y autorise.
Enfin, le recours à ces jours de congés n’a pas à être motivé. Ainsi, le stagiaire pourra, à sa convenance, solliciter l’utilisation de ces jours pour faire face à un empêchement (maladie…) ou pour toute autre raison personnelle (événement familial, loisirs…).
L’accord du 15 juin 2015 prévoit également que les heures correspondant aux jours de congés pris au cours d’un même mois sont assimilées à des heures de présence effective pour le calcul du montant de la gratification versée au titre du mois considéré (cf. supra).
Ainsi, la prise de ces jours de congés n’occasionnera pas, pour le stagiaire, de diminution du montant de sa gratification.
En revanche, une fois les six jours ouvrables de congés utilisés, toute absence devra faire l’objet d’un justificatif (certificat médical en cas de maladie par exemple) ou de l’accord de l’employeur (démarche administrative, événement familial…) et ne sera pas prise en compte pour le calcul de la gratification, à l’exception toutefois des absences relatives à un état de grossesse, de maternité/paternité ou d’adoption, conformément aux dispositions du code de l’éducation (cf. I/B).
C. Sort des congés non pris à l’issue du stage
Enfin, l’accord du 15 juin 2015 précise qu’à l’issue du stage ou en cas d’interruption de celui-ci avant le terme initialement prévu, les jours de congés non pris sont perdus et ne font pas l’objet du versement d’une indemnité compensatrice.
Précisons toutefois que cette disposition ne saurait permettre aux pharmaciens titulaires de s’opposer systématiquement aux demandes de leurs stagiaires dans le seul but d’empêcher la prise de tout ou partie des congés. En effet, un tel comportement pourrait, en cas de contestation, être qualifié d’abus de droit et donner lieu au paiement de dommages et intérêts en faveur du stagiaire.
[1] Pour plus d’explications sur ces points, cf. notre circulaire n° 2014-266 du 17 décembre 2014.
[2] Une personne ne peut être désignée tuteur de plus de trois stagiaires simultanément (article R. 124-13 du code de l’éducation).
[3] Nombre limité à 15 % de l’effectif, arrondi à l’entier supérieur, dans les entreprises dont l’effectif est égal ou supérieur à vingt (article R. 124-10 du code de l’éducation).
[4] La règle selon laquelle seuls les salariés totalisant au moins trois mois d’ancienneté ne subissent pas de diminution de leur salaire en cas de chômage d’un jour férié (article L. 3133-3 du code du travail) n’est toutefois pas applicable aux stagiaires, dont le montant minimal forfaitaire de gratification est indépendant du nombre de jours ouvrés du mois, sans condition de durée de présence (article L. 124-6 du code de l’éducation).
[5] Cf. circulaire Acoss n° 2015-42 du 2 juillet 2015. Rappelons en effet que l’article D. 124-6 du code de l’éducation précise que la durée du stage est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’entreprise, étant entendu que chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour, et que chaque période au moins égale à vingt-deux jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.
[6] Arrêté du 9 décembre 2022 portant fixation du plafond de la sécurité sociale pour 2023 (Journal officiel du 16 décembre 2022). La valeur horaire du plafond de la sécurité sociale est égale à la valeur mensuelle multipliée par 12 et divisée par 1 607, le total étant arrondi à l’euro le plus proche (cf. article D. 242-19 du code de la sécurité sociale).
[7] Cf. décret n° 2022-1608 du 22 décembre 2022 portant relèvement du salaire minimum de croissance (Journal officiel du 23 décembre 2022).
[8] Circulaire Acoss n° 2015-42 du 2 juillet 2015.
[9] Cf. notre circulaire n° 2014-221 du 24 octobre 2014.
[10] Cf. article D. 242-2-1 du code de la sécurité sociale.
[11] Circulaire Acoss n° 2015-42 du 2 juillet 2015.
[12] Bien que les stagiaires percevant la gratification minimale ne cotisent pas à l’assurance vieillesse obligatoire et ne se constituent pas de droits à la retraite de base, ils peuvent demander la prise en compte de leurs périodes de stage, sous réserve de s’acquitter d’un certain montant de cotisation (12 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par trimestre pris en compte) et dans la limite de deux trimestres. Les stagiaires intéressés doivent s’adresser à la CNAV. Source : circulaire CNAV 2015-25 du 23 avril 2015.
[13] Circulaire Acoss n° 2015-42 du 2 juillet 2015. L’Acoss précise que la part de gratification qui dépasse le seuil de franchise ne bénéficie pas du taux réduit de cotisations d’allocations familiales.
[14] Article V.1.1.4.2 du guide réglementaire AGIRC et ARRCO.
[15] Circulaire Acoss n° 2015-42 du 2 juillet 2015 et circulaire DSS/5B/2007/236 du 14 juin 2007.
[16] Cf. articles L. 3253-6 et L. 3253-18 du code du travail pour les cotisations dues au titre de l’AGS.
[17] Cf. article 23 des dispositions générales de la convention collective nationale étendue de la Pharmacie d’officine du 3 décembre 1997 et l’Annexe IV-1 de cette même convention collective.
[18] Circulaire Acoss n° 2015-42 du 2 juillet 2015.
[19] Cf. http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/1332/~/d%C3%A9clarer-un-stagiaire-en-dsn-phase-3.
[20] Circulaire Acoss n° 2015-42 du 2 juillet 2015 et circulaire DSS/5B/2007/236 du 14 juin 2007.
[21] Article R. 412-4 du code de la sécurité sociale.
[22] Pour les stages d’une durée de plus de deux mois autres que le stage de sixième année des études de pharmacie, seules les dispositions légales s’appliquent : l’employeur est tenu de prévoir, dans la convention de stage, la possibilité d’autorisations d’absence et de congés sans que leur nombre et leurs modalités d’utilisation ne soient imposés.
