Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?

Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents ?

Toute entreprise se doit de conserver les documents relatifs à l’exercice de son activité pendant une durée minimale fixée par la loi. Ces délais de conservation, durant lesquels des contrôles peuvent être menés par l’administration, varient selon la nature des documents.

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans.

Les déclarations en douane doivent être conservées pendant trois ans.

Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) doivent être conservés dix ans à partir de la livraison ou de la prestation.

Quant aux contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, ils convient de les conserver 30 ans.

Documents et pièces comptables

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.

Documents fiscaux

L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ».

Ce délai de conservation concerne notamment :

Documents sociaux (pour les sociétés commerciales)

Les statuts de la société doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés dix ans.

Pour ce qui est des feuilles de présence, des pouvoirs, des rapports du gérant ou du conseil d’administration et des rapports des commissaires aux comptes, les trois derniers exercices doivent être conservés.

Documents liés à la gestion du personnel

Les bulletins de paieregistres uniques du personnel, documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite, ou encore, les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie doivent être conservés cinq ans.

Cette durée est portée à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, et un an pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.

À savoir

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue[des] documents[demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »

Par Bercy Infos, le 22/05/2023 – Comptabilité 

LOI RIST RELATIVE A L’ACCES AUX SOINS

Les mesures concernant la pharmacie et l’équipe officinale

La loi n° 2023-379 du 19 mai 2023 portant amélioration de l’accès aux soins par la confiance aux professionnels de santé a été publiée au Journal officiel ce 20 mai 2023.

Visant principalement à permettre l’accès direct à certains professionnels de santé, elle comporte également certaines mesures spécifiques à la Pharmacie d’officine :

  • la pérennisation de la capacité des préparateurs en pharmacie à administrer les vaccins,
  • la reconnaissance professionnelle du DEUST de préparateur en pharmacie dès la rentrée 2023,
  • l’extension à trois mois de la quantité maximale de traitement pouvant être dispensée par le pharmacien en cas d’ordonnance expirée,
  • l’élargissement du champ des tests de diagnostic pouvant être réalisés en officine.

Pour des informations plus complètes:

Evaluation des risques professionnels en officine – La FSPF et l’INRS associés pour la création d’un outil en ligne d’aide à la rédaction du document unique

La FSPF a participé à un groupe de travail dirigé par l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles), en vue de contribuer à la conception d’un outil permettant aux pharmaciens d’officine de procéder, en ligne, à l’évaluation des risques professionnels dans leur officine et à la rédaction du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) exigé par la réglementation du travail.

Cette solution, nommée « Outil interactif d’évaluation des risques en ligne » (OiRA) est dès à présent accessible, gratuitement et pour toutes les officines, soit depuis le site internet de l’INRS, sur la page dédiée à la Pharmacie d’officine, soit depuis le site internet de l’OiRA.

Pour un décryptage complet de la réglementation relative au DUERP (rédaction, mise à jour, mise à disposition, délais de conservation…) et télécharger la brochure relative à la santé et à la sécurité spécifique à la Pharmacie d’officine éditée par l’INRS, une circulaire réservée à nos adhérents sera très prochainement mise en ligne sur notre site internet.

Pour télécharger la circulaire 2023-22, cliquer ICI

LOI RIST RELATIVE A L’ACCES AUX SOINS – LES MESURES CONCERNANT LA PHARMACIE ET L’EQUIPE OFFICINALE

La loi n° 2023-379 du 19 mai 2023 portant amélioration de l’accès aux soins par la confiance aux professionnels de santé a été publiée au Journal officiel ce 20 mai 2023.

Visant principalement à permettre l’accès direct à certains professionnels de santé, elle comporte également certaines mesures spécifiques à la Pharmacie d’officine :

  • la pérennisation de la capacité des préparateurs en pharmacie à administrer les vaccins,
  • la reconnaissance professionnelle du DEUST de préparateur en pharmacie dès la rentrée 2023,
  • l’extension à trois mois de la quantité maximale de traitement pouvant être dispensée par le pharmacien en cas d’ordonnance expirée,
  • l’élargissement du champ des tests de diagnostic pouvant être réalisés en officine.
Pour télécharger la circulaire 2023-25, cliquer ICI.

La fin des tickets de caisse papier de nouveau reportée !

L’interdiction de délivrer systématiquement des tickets de caisse papier dans les commerces, qui devait entrer en vigueur le 1er avril, est reportée au 1er août prochain.

La délivrance systématique de tickets de caisse papier dans les commerces devait être interdite à compter du 1er avril. Mais en raison de la forte inflation, le gouvernement a décidé de reporter l’entrée en vigueur de la mesure.

L’interdiction d’imprimer les tickets de caisse

Initialement prévue au 1er janvier 2023, l’entrée en vigueur de la mesure avait été repoussée au 1er avril. Un nouveau report vient d’être décidé jusqu’au 1er août prochain en raison de l’inflation. En effet, selon le cabinet d’Olivia Grégoire, ministre déléguée chargée des Petites et Moyennes Entreprises, du Commerce, de l’Artisanat et du Tourisme, « nous avons des remontées de terrain, nous discutons avec les associations de consommateurs, avec la grande distribution, qui nous disent que face à l’inflation, beaucoup de Français souhaitent vérifier l’exactitude du montant des courses qu’ils font. En termes de symbole, c’était plutôt une mauvaise idée de le supprimer dès le 1er avril, au moment où l’inflation est plutôt importante ».

Rappelons qu’à compter du 1er août 2023 (sauf nouveau report !), l’impression systématique des tickets de caisse dans les surfaces de vente et dans les établissements recevant du public sera donc interdite. Il en sera de même pour les bons d’achat et les tickets promotionnels, les tickets de carte bancaire et les tickets émis par les automates. Tous ces tickets ne pourront être imprimés que si le client en fait la demande.

Les exceptions

Quelques exceptions au principe sont prévues. Ainsi, continueront à être automatiquement imprimés :
– les tickets de caisse, ou autres documents de facturation, relatifs à l’achat de biens « durables » sur lesquels sont mentionnées l’existence et la durée de la garantie légale de conformité (électroménager, matériel informatique, téléphonie, etc.) ;
– les tickets de caisse, ou autres documents de facturation, imprimés par les instruments de pesage à fonctionnement non automatique (balances des supermarchés ou des boucheries, par exemple) ;
– les tickets de carte bancaire retraçant des opérations de paiement qui ont été annulées, qui n’ont pas abouti, qui sont soumises à un régime de pré-autorisation ou qui font l’objet d’un crédit ;
– les tickets remis par des automates dont la conservation et la présentation sont nécessaires pour bénéficier d’un produit ou d’un service et permettre, le cas échéant, le calcul du montant dû en contrepartie.

Quelles alternatives ?

Si ce n’est pas déjà fait, les commerçants vont donc devoir s’adapter à ce changement. Et pas question de ne rien donner aux consommateurs qui veulent un ticket de caisse. Car pour beaucoup d’entre eux, le ticket de caisse constitue le moyen de vérifier le prix des articles payés et de déceler d’éventuelles erreurs. Il leur permet aussi de retourner un produit défectueux ou d’obtenir un échange ou un remboursement.

La transmission des tickets par SMS ou par courriel constitue évidemment une alternative possible au papier. Mais elle implique de disposer d’un logiciel de caisse adapté et de recueillir le consentement du client pour pouvoir utiliser son numéro de mobile ou son adresse électronique. Or nombre de consommateurs se montreront sans doute réticents à communiquer leurs coordonnées numériques de peur de recevoir des publicités non désirées ou des newsletters commerciales.

Une autre alternative consiste à envoyer le ticket de caisse sur le compte de fidélité du client. Mais cette solution ne vaut évidemment que pour les clients qui disposent d’un tel compte.

Permettre aux clients de consulter les tickets de caisse par le scan d’un QR Code sur un écran placé à la caisse du magasin constitue une autre solution possible. Mais cela suppose, là encore, d’être équipé du matériel adéquat.

À noter : la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) a établi une fiche pratique dans laquelle elle rappelle les règles à respecter en matière de protection des données personnelles des clients et les bonnes pratiques à adopter par les commerçants qui proposent d’envoyer des tickets de caisse dématérialisés.

Décret n° 2022-1565 du 14 décembre 2022, JO du 15

Décret n° 2023-237 du 31 mars 2023, JO du 1er avril

Article publié le 03 avril 2023 – ©  Les Echos Publishing – 2023

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